El SAREN, corresponde al Servicio Autónomo de Oficinas de Registro y Notariado, organismo gubernamental adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores, Justicia y Paz, que se encarga de la legalización, autenticación y/o registro de una amplia gama de trámites, como la venta de bienes inmuebles y muebles, la inscripción de títulos universitarios, etc.
Además, puede expedir copias legales de sus diversos procesos, también hace uso oficial y público de estos procesos y documentos, que se mantienen en el registro principal de la ciudad como un pasaporte.
Dispone de una página web accesible de lunes a viernes de 6.00 a 21.00, mientras que trabaja todo el día los sábados y domingos, lo que facilita los distintos trámites de registro que realiza este organismo, donde se puede obtener información detallada de cualquier documento que se desee apostillar.
Se divide en cuatro tipos de unidades, dependiendo de las cuestiones legales y los documentos con los que trabaja:
- Registro principal: encargado de la inscripción o la expedición de certificados de nacimiento, títulos universitarios, etc.
- Registros públicos o registros de propiedad: también conocidos como «Immobiliare» o «Subalterno», en los que, entre otras cosas, se proporciona una apostilla a las tierras, bienes inmuebles, granjas, parcelas, apartamentos, casas, ganado (llamado hierro y signos)
- Registro Mercantil: son responsables de la validación de los actos comerciales, como la inscripción de firmas manuscritas, sociedades, negocios, empresas, sociedades anónimas, etc.
- Notarios Públicos: son responsables de la autenticación o formalización de las escrituras relativas a la compraventa de vehículos, barcos, aviones, automóviles, motocicletas, autobuses u otros bienes inmuebles; además de los documentos denominados «poder».
- Estos poderes se utilizan para comprar, vender, movilizar, autorizar, transportar o mover casi cualquier cosa o persona. Además de los poderes notariales de los menores, certificados de matrimonio, entre otros.
Documentos que pueden registrarse en SAREN
Todos los documentos que requieren una apostilla deben ser registrados y legalizados correctamente, como sigue
- Artículo
- Certificados de matrimonio, nacimiento y defunción
- Registro de certificados de matrimonio, nacimiento o divorcio.
- Prueba de la inexistencia de un documento.
- Notas marginales:
- Renuncia a la ciudadanía.
- Restauración de la ciudadanía.
- Reconocimiento posterior.
- Decisión sobre la apelación contra la paternidad, la adopción o la determinación de la paternidad.
- Exequatur.
- Decreto de divorcio.
- Certificados de matrimonio, defunción, integración, nacimiento y propiedad.
- Legalización:
- La legalización corresponde a la autoridad que trabaja directamente con el tipo de documento, como los tribunales, los registros comerciales, los notarios y otros organismos gubernamentales.
- Legalización.
- Registro civil de diplomas.
- Oficial de registro de diplomas
- Oficial de registro de decretos de divorcio.
- Copias certificadas de transcripciones y diplomas.
¿Cómo se puede registrar cualquier tipo de documento?
A menudo no sabemos qué pasos hay que dar cuando se quiere registrar documentos que se quieren dotar de una apostilla. Por lo tanto, les presento aquí la mejor manera:
- Vaya a la página web oficial del SAREN y pida una cita con el organismo público apropiado para el tipo de documento y el más cercano a usted
- Una vez fijada la fecha de la cita, reunir todos los requisitos necesarios para el procedimiento.
- Preséntese en la oficina de registro o en la institución correspondiente en la fecha prevista, recuerde ser puntual y vaya con un código de vestimenta adecuado al lugar.
- Averigüe los diferentes sellos fiscales que deben tener los documentos que debe presentar para ser colocados.
- Espere su turno para que la persona a cargo pueda llevar a cabo su solicitud.
Pasos para obtener una cita
Para legalizar los documentos que necesita para la apostilla, debe tener una cita previa, que se realizará en la notaría de la ciudad para cumplir con los requisitos. Esta cita estará disponible en la página del SAREN, que es un procedimiento gratuito que se realiza en poco tiempo, y aquí les presentaré los sencillos pasos que deben seguir para obtenerla:
- Regístrese en la página web: http://citas.saren.gob.ve Introduzca sus datos personales, responda a las preguntas de seguridad, introduzca una contraseña y formalice el procedimiento.
- Una vez que haya entrado, seleccione la opción «Cita programada».
- Seleccione el procedimiento o documento que desea registrar
- Envíe el documento a registrar.
- Introduzca los datos de envío del documento.
- Seleccione el día en el que desea tener esta cita.
¡Listo! Ahora puede introducir las solicitudes pertinentes y tener el documento listo para el procedimiento de la apostilla.
Consideraciones para la creación de un tipo de registro
- Antes de concertar una cita, pregunte sobre los requisitos para el procedimiento de la apostilla.
- Utiliza el navegador «Mozilla Firefox» ya que es el más recomendado por los usuarios para realizar este tipo de procesos.
- Tenga todos los requisitos a mano.
- Haga una cita para un día en el que esté seguro de estar disponible para el proceso.
- Tenga cuidado al registrar o programar la cita en la página, porque si pasa mucho tiempo sin hacer clic en un enlace o sin ir a otra página, el sistema se desconectará por inactividad y le enviará a la página principal.
- Si no puede asistir a la cita programada, el procedimiento sólo puede ser realizado por su cónyuge, padre, madre, tutor legal o hijo adulto. Si no puede asistir, automáticamente perderá la cita y tendrá que hacer una nueva.
- Respetar los sellos fiscales que corresponden a cada documento
- Las citas se activan el 25 de cada mes.
- Puede registrar 6 documentos por cita.
- En relación con la fecha de nombramiento: recuerde que debe cumplir todos los requisitos.
- Preséntese con ropa adecuada para entrar en la instalación.
- El horario es de 8:00 a 12:00 y se basa en el principio de «el primero que llega es el primero que se sirve».
- Es obligatorio traer dos citas.
- Las estampillas de impuestos pueden ser compradas en las plantas y son el único costo del servicio.
También queremos recordarles que si necesitan un documento para ser utilizado en otro país, es mejor solicitar una apostilla, que es la primera condición para iniciar el trámite necesario para que se reconozcan los diversos documentos de estudio u otros en el extranjero.
Procedimiento antes de la legalización ante el SAREN
Es importante señalar que para registrar los documentos ante este organismo, primero se necesita una fecha programada, que está disponible en la página web oficial. Sin embargo, antes de pasar por todo el proceso de legalización de documentos, según el tipo de documento, será necesario autenticarlos ante las autoridades competentes.
Para legalizar las actas de nacimiento, las actas de matrimonio y las actas de estado civil, primero debe hacerlas autenticar en la oficina principal del registro civil de su país.
Si los documentos son un diploma y notas de bachillerato, deben ser autenticados ante el establecimiento educativo del Estado en el que fueron expedidos; si están fechados antes del 2010; si están fechados después de esa fecha, el trámite debe realizarse directamente en el Ministerio del Poder Popular para la Educación en Caracas
Los títulos universitarios y los planes de estudio, los programas de estudio y los plazos deben ser sellados y firmados por las autoridades universitarias pertinentes del lugar donde se realizaron los estudios antes de ser presentados al Ministerio de Educación Superior. En lo que respecta a la calificación, debe ser debidamente inscrita en el registro principal de su Estado antes de ser presentada al Ministerio.
¿Cómo se pagan los gastos de registro de documentos?
Una vez que tenga los documentos listos para ser llevados a SAREN y tenga la fecha prevista, deberá organizar los pagos de cada uno de ellos, lo que puede hacer utilizando los métodos oficialmente establecidos.
Esto puede ser: algunas oficinas en todo el país tienen un punto de venta donde se pueden hacer pagos de acuerdo a las tarifas de los documentos que se desean registrar, y también existe la posibilidad de utilizar el Formulario Único Bancario (PUB).
Asimismo, es la opción que permite a los usuarios cancelar el costo de los impuestos o tasas de cada uno de los documentos inscritos en el Registro Público y en las Notarías de los distintos bancos del país.
Es importante que entienda que esta institución está comprometida con la simplificación de los procesos que lleva a cabo en su sede y que ha utilizado la tecnología para introducir los métodos de pago con tarjeta de crédito en todo el país.
A través del llamado portal de pago en línea, que está disponible en el sitio web oficial de la institución Una vez que haya accedido al sitio web, seleccione el enlace y rellene el formulario correspondiente, de modo que pueda cancelar la tramitación de los documentos con la tarjeta de crédito de cualquier banco.
